La gestión de productos perecederos es una de las mayores acciones en cualquier supermercado, grande o pequeño: un yogur caducado, un paquete de pan que nadie ha comprado o una bandeja de carne que se va a la basura no solo es una pérdida económica, también afecta a la imagen del establecimiento.

Saber tratar este tipo de situaciones en las que es necesario que cada alimento se venda en su fecha de consumo es esencial para evitar pérdidas y aprovechar al máximo cada unidad.

#01.-¿Por qué es tan importante controlar las fechas de caducidad?

Los productos con caducidad cercana no esperan. 

Cada día que pasa sin venderse es un día menos de oportunidad y, si no se actúa con agilidad, acaban en la basura, con todo lo que implica:

• Pérdidas económicas directas.
• Mala imagen frente al cliente.
• Desorganización en el stock y almacén.
• Posibles sanciones si hay productos caducados a la venta.

Pero hay más razones para tomarse en serio la gestión de las fechas:

01. Cumples con la normativa sanitaria

Vender productos caducados puede acarrear sanciones por parte de Sanidad.

Es tu responsabilidad como propietario del supermercado garantizar que lo que ofreces es seguro, y eso empieza por controlar bien las fechas. 

Una inspección inesperada te cuesta dinero y reputación.

02. Mejoras la experiencia del cliente

Imagina que un cliente compra un yogur que caduca mañana, o una bandeja de carne con mal aspecto porque lleva demasiado tiempo en el lineal, eso genera desconfianza. 

Cuando miran las fechas antes de comprar, y ven productos muy cercanos a su vencimiento sin señalizar o mezclados con otros, se llevan una mala impresión.

03. Evitas acumulaciones innecesarias en el almacén

Un mal control de caducidades también afecta al espacio de almacenaje, si no tienes claro qué productos están cerca de su vencimiento, es fácil que se queden al fondo de la cámara o la estantería, ocupando sitio y estorbando para colocar nuevo stock. 

Tener un sistema claro evita este desorden.

04. Puedes anticiparte con promociones y descuentos

Cuando controlas las fechas de tus productos, puedes tomar decisiones antes de que sea tarde, aplicar descuentos atractivos, combinarlos con otros o moverlos a zonas destacadas.

Es mucho mejor actuar con una semana de margen que con un día antes de la fecha de vencimiento.

05. Contribuyes a la sostenibilidad

El desperdicio alimentario es uno de los grandes problemas del sector alimentación. 

Tirar comida en buen estado es algo que cada vez preocupa más al consumidor, si ven que, como ellos, lo tienes en cuenta, mejora su percepción del negocio. 

No hay que olvidar que hoy en día ser responsable también vende.

#02.- Consejos para gestionar mejor los productos con fecha de caducidad

Hay muchas formas de organizarte mejor y reducir las pérdidas, no hace falta hacer grandes inversiones: a menudo, basta con ser más constante y tener un sistema claro.

Revisión diaria del lineal

Una de las claves más efectivas es revisar a diario los productos con fechas más próximas. Especialmente en secciones como lácteos, carne, panadería o refrigerados.

¿Cómo hacerlo bien?

• Crea un hábito diario para revisar cada categoría.
• Usa etiquetas o rotuladores para marcar lo que debe salir antes.
• Prioriza mover al frente los productos más antiguos (sistema PEPS: primero en entrar, primero en salir).

Acciones así de sencillas reducen muchas mermas si se hacen con regularidad.

Zona de productos con descuento por fecha cercana

Muchos supermercados ya cuentan con una estantería bien visible con productos rebajados porque su fecha de caducidad está cerca.

Esto, además de evitar la pérdida, transmite al cliente una imagen de responsabilidad y ahorro.

¿Cómo hacerlo bien?

• Sitúala en un lugar de paso, cerca de la caja o en el recorrido habitual.
• Usa carteles llamativos que indiquen su descuento y hasta cuándo se realiza, siempre teniendo en cuenta la fecha máxima de venta.
• Asegúrate de que todo está en buen estado y sigue siendo seguro para el consumo.

Planifica bien las compras según la rotación

Uno de los errores más comunes es pedir más de lo que realmente se vende, algo que pasa especialmente con productos frescos o promociones.

¿Cómo hacerlo bien?

Antes de hacer un pedido, revisa:

• Cuánto se vendió ese producto la semana anterior.
• Si hay eventos o festivos que puedan influir en el consumo.
• Qué productos similares ya tienes en stock.

Tener un historial de ventas o usar una hoja de cálculo sencilla te ayuda a no acumular más de la cuenta.

Promociones inteligentes en productos de rotación lenta

Hay algunos que, por lo que sea, no se mueven tanto, en estos casos, en vez de dejar que caduquen, adelántate con promociones pequeñas.

¿Cómo hacerlo bien?

• Combinar productos: por ejemplo, yogures + cereales.
• Ofrecer una segunda unidad a un descuento atractivo.
• Crear “packs ahorro” con productos de fechas próximas.

Esto no solo ayuda a darles salida, también mejora el ticket medio del cliente.

Forma al personal para que esté pendiente

No todos en el equipo tienen la misma experiencia o atención al detalle, por eso, conviene formar al personal para que identifique productos en riesgo y actúe con rapidez.

¿Cómo hacerlo bien?

• Explicar cómo leer bien las fechas.
• Enseñar a usar etiquetas internas o colores para clasificar por fecha.
• Incentivar que propongan ideas para reducir mermas.

Un equipo informado es tu mejor aliado para evitar que se caduque nada.

#03.-Qué hacer con lo que no se ha vendido a tiempo

Por mucho control que tengas, siempre habrá productos que no se vendan a tiempo, por diferentes motivos que se escapan a tu control, así que tener un “plan B” adecuado para cada situación evita muchas pérdidas.

Donaciones a entidades sociales

Si el producto está próximo a caducar, pero aún es seguro para el consumo, colabora con bancos de alimentos o asociaciones de tu zona, con esto ayudas a personas que lo necesitan y evitas que termine en la basura.

Solo asegúrate de cumplir los requisitos de seguridad alimentaria y de que haya un acuerdo claro con la entidad.

Transformación interna (si tienes obrador o cocina)

Algunos productos pueden reutilizarse, por ejemplo, fruta madura para smoothies, pan del día anterior para tostadas, o ensaladas preparadas con hortalizas próximas a caducar.

Reducción de precios interna controlada

Si no puedes donar ni reutilizar, un descuento es la última opción para salvar algo del margen, porque mejor vender por poco que no vender nada.

Eso sí, hazlo siempre informando al cliente y garantizando que el producto está en condiciones de consumo.

Gestionar bien las fechas de caducidad no solo es una cuestión económica, también habla de responsabilidad, sostenibilidad y organización. 

Hoy, muchos clientes valoran que los comercios eviten el despilfarro y cuiden los productos, algo que se consigue con un poco de planificación, creatividad y un equipo atento.